Iedereen kent het wel, legitieme mails die in de Spam box terecht komen en dat net terwijl de verstuurde mail een hele belangrijke mail is. In dit blog zal ik toelichten hoe wij bij Tevreden ervoor zorgen dat de mails die wij uitzenden, of dit nou uitnodigingen zijn voor onderzoeken of alerts, in (bijna) alle gevallen in de inbox terecht komen.

Hoe werken Spamfilters?

Om te begrijpen waarom mails in een Spam box terecht komen moeten we eerst kijken naar hoe spamfilters bepaalde mails aanmerken als Spam. Een spamfilter staat meestal voor een mailbox van een gebruiker en kijkt naar alle inkomende mail en classificeert deze vervolgens.

Deze classificatie is op basis van bepaalde regels die ingesteld staan in het spamfilter, en als een mail niet aan bepaalde regels voldoet dan krijgt deze mail punten in mindering. Zo lang dit er niet te veel zijn worden mails in de inbox van een gebruiker afgeleverd en als dit er te veel zijn wordt een mail als Spam aangemerkt.

De moeilijkheidsgraad hierin is dat alle mailproviders (bijv. Gmail, Outlook.com, Yahoo) op een andere manier hun spamfilter kunnen instellen, maar over het algemeen zijn er een paar regels waar alle mailproviders naar kijken. Ook kijken spamfilters naar vanaf welk IP-adres (oftewel mailserver(s)) een mail verzonden wordt.

Is dit opeens een andere dan waar ze eerder mail van hebben ontvangen dan willen ze vaak eerst een periode de mail niet vertrouwen. Hierbij is het cruciaal dat de mailverzendingen door blijven gaan zodat spamfilters doorkrijgen dat het uiteindelijk wel legitieme mail is. Iets meer uitleg over dit ‘opwarmen’ van een IP-adres staat op de volgende pagina: https://sendgrid.com/docs/Classroom/Deliver/Delivery_Introduction/warming_up_ips.html.

Voor het versturen van de mail

Om te meten of een mail wel of niet door een spamfilter als Spam wordt aangemerkt bestaan er verschillende tools, een goede tool hiervoor is bijvoorbeeld https://www.mail-tester.com/. Deze laat zien waar nog verbetering te halen valt.

Uiteraard is een 10/10 score geen garantie dat een mail altijd aankomt, maar het is in bijna alle gevallen wel een indicatie dat er qua mailverzending niet veel mis gaat. Bepaalde kleine dingen gaan vaak verkeerd en deze zal ik hieronder toelichten.

Gebruik een gerenommeerde mailprovider

Zoals de titel al aangeeft, maak gebruik van een mailprovider die het versturen van mail als een core-business heeft. Wij gebruiken zelf met veel plezier Sendgrid (https://sendgrid.com/), mede doordat zij bij problemen meehelpen in het opsporen van problemen en zij goed gedocumenteerd hebben wat er nodig is om mail goed aan te laten komen. Als er mail wordt verstuurd uit verschillende domeinen zorgen zij er ook voor dat allerlei instellingen al goed ingesteld zijn.

Bij een keuze voor een mailprovider is dat er een optie is om uit specifieke IP adressen mails te versturen. Zo versturen wij al onze mail vanuit IP adressen die alleen voor ons beschikbaar zijn. Dit komt de mailaflevering sterk ten goede (zoals hierboven al eerder aangegeven).

SPF, DKIM, DMARC?

Voor het verzenden van mail zijn bepaalde instellingen in uw domeinnaam essentieel. Deze instellingen of DNS records in uw domeinnaam zijn het SPF, DKIM en DMARC record. In het kort zijn dit records die informatie geven over welke IP-adressen of partijen er goedgekeurd zijn om mail te verzenden voor dit specifieke domein.

Voor het instellen van deze records kan hulp van een domeinnaamprovider worden ingeschakeld. Bij partijen zoals Sendgrid lopen ze bij het instellen van een domeinnaam de stappen door met u.

Tot slot

Uiteindelijk is het zo dat mailverzending altijd een moeilijk onderdeel blijft en 100% uit een Spambox te blijven bijna een utopie is. Wij hebben erg veel tijd gestoken in het goed krijgen van onze mailverzendingen omdat dit een cruciaal onderdeel is van onze dienstverlening en blijven altijd bezig om dit op een nog hoger niveau te krijgen.

Wel is het mooi om te zien dat wij bij de mail-tester.com scores in elk geval een 10/10 krijgen!